« Registre de garantie et de marketing »

Déclaration de protection des données et document d’information combinés, conformément à la Loi sur la protection des données (2018/1050) et au Règlement général sur la protection des données de l’UE (2016/679/UE).

 

  1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Conformément à la Loi sur la protection des données applicable et au Règlement sur la protection des données, Rex Nordic Oy et ses filiales sont des Responsables du traitement conjoints qui déterminent ensemble les objectifs et les moyens du traitement des données. Le terme « Responsable du traitement » est utilisé au lieu de « Responsable du traitement conjoint » dans le texte ci-dessous. Le point de contact de la personne concernée est Rex Nordic Oy, qui est chargé de veiller à ce que vos données à caractère personnel soient traitées conformément à la présente déclaration et aux lois applicables en matière de protection des données.

Coordonnées de l’entreprise :

Rex Nordic Group
Rex Nordic Oy
Mustanlähteentie 24 A
07230 Askola, Finlande
Numéro d’identification de l’entreprise : 2646942-1

Téléphone : +358 40 180 1111

www.rexnordic.eu

 

  1. PERSONNE ET/OU CONTACT RESPONSABLE DES QUESTIONS RELATIVES AU REGISTRE

Ville Metsälampi
ville.metsalampi@rexnordic.com

Téléphone : +358 40 578 0368

 

  1. NOM DU REGISTRE :

Rex Nordic Oy – « Registre de garantie et de marketing »

Informations générales sur le traitement des données à caractère personnel

Dans la mesure où le registre des clients contient des données à caractère personnel, la loi sur la protection des données et les autres lois, règlements, décrets et instructions officielles en vigueur à tout moment concernant le traitement des données à caractère personnel doivent être respectés. Les données à caractère personnel sont des données qui peuvent être liées à une personne spécifique. Ce document décrit en détail les procédures de collecte, de traitement et de divulgation des données à caractère personnel, ainsi que les droits de la personne concernée.

 

  1. BASE LÉGALE ET FINALITÉ DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Les données à caractère personnel stockées dans le registre de garantie sont utilisées aux fins suivantes : organisation des activités de maintenance sous garantie, collecte, stockage et statistiques des données de garantie et de maintenance, et collecte et traitement des réclamations et des retours des clients. La base légale du traitement des données à caractère personnel conformément au Règlement général sur la protection des données de l’UE est l’intérêt légitime du Responsable du traitement reposant sur la relation client. Le traitement des données à caractère personnel a pour but de maintenir les relations avec les clients, d’améliorer le service et l’expérience des clients, de gérer et de traiter les commandes, et de faire du marketing. En outre, les informations sont utilisées pour le service d’entretien et tout rappel ainsi que les autres mesures couvertes par la garantie. Les données des clients peuvent être utilisées pour la prise de décision automatisée ou le profilage.

Les données des clients peuvent également être divulguées à des fins de développement des activités et des opérations internes au sein des sociétés du groupe Rex Nordic Oy et des sociétés apparentées.

Les données sont stockées dans le registre dans le cadre de la relation client ou de la période de garantie. Sauf demande contraire de la personne concernée, le Responsable du traitement est également autorisé à conserver les données existantes après la période de garantie à des fins d’amélioration de l’activité et d’analyse des opérations.

  1. LES DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS

Nous ne collectons que les données à caractère personnel nécessaires aux fins mentionnées dans la section 4 ci-dessus. Le traitement des données à caractère personnel fait l’objet d’une attention particulière.

Nous recueillons les données à caractère personnel suivantes :

 

  1. SOURCES RÉGULIÈRES DE DONNÉES

Les données stockées dans le registre sont obtenues à partir des messages envoyés par le client dans le cadre d’une commande ou en utilisant les formulaires du site web. Nous stockons également les données des clients obtenues à partir des sources suivantes : e-mail, téléphone, réseaux sociaux, contrats, réunions avec les clients et autres situations où la source directe des données est le client lui-même.

  1. SOUS-TRAITANTS

Les sociétés appartenant au même groupe que Rex Nordic Oy peuvent traiter les données à caractère personnel à des fins administratives conformément et dans les limites fixées par la législation sur la protection des données en vigueur à ce moment-là.

Rex Nordic Oy peut également sous-traiter partiellement le traitement des données à caractère personnel à un tiers, auquel cas le Groupe Rex Nordic garantit par des dispositions contractuelles que les données à caractère personnel seront traitées conformément à la présente politique de confidentialité et à la législation applicable en vigueur en matière de protection des données.

Les sous-traitants de Rex Nordic Oy s’occupent, par exemple, de ce qui suit : livraison des produits commandés sur la boutique en ligne, développement et consultation des services numériques, stockage des données et gestion de l’infrastructure technique, gestion des transactions de paiement, facturation, analyse et gestion des données, études de marché et enquêtes auprès des consommateurs, services de marketing et technologies publicitaires.

  1. DIVULGATION RÉGULIÈRE DE DONNÉES ET TRANSFERT DE DONNÉES EN DEHORS DE L’UE OU DE L’EEE

Les données ne seront pas régulièrement divulguées à d’autres parties ou en dehors de l’UE ou de l’EEE, sauf si cela est nécessaire pour la mise en œuvre technique fournie par Rex Nordic Oy ou son partenaire. Rex Nordic Oy ne le fera que sur une base légale, par exemple lorsque le destinataire est situé dans un pays qui assure un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel, ou lorsque le destinataire est lié par un accord qui couvre les exigences de l’UE pour le transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne. Les données peuvent être divulguées aux autorités comme l’exige la législation en vigueur. L’enregistrement de la garantie est assuré par les systèmes de l’importateur qui offrent le même niveau de sécurité des données.

  1. PRINCIPES DE PROTECTION DES FICHIERS DE DONNÉES

Le traitement du registre est effectué avec la diligence requise, et les données traitées au moyen de systèmes informatiques sont protégées de manière appropriée. Le fichier de données est stocké sur des serveurs Internet. La sécurité des données physiques et numériques du matériel est organisée de manière appropriée.

Le Responsable du traitement veille à ce que les données sauvegardées, les droits d’accès au serveur et les autres informations essentielles à la sécurité des données à caractère personnel soient traités de manière confidentielle et uniquement par les employés dont les fonctions l’exigent. Outre les employés, les administrateurs des services en ligne ont également accès au registre. La manière dont les administrateurs de services en ligne peuvent traiter les données est précisée dans un accord de traitement des données conclu avec eux.

  1. PÉRIODE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Nous conservons les données à caractère personnel dans le registre de garantie pendant la durée de la garantie, après quoi les données sont effacées du registre. 

  1. DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE

Vous avez le droit de recevoir des informations sur le traitement de vos données personnelles ou une copie de vos données à caractère personnel et de demander la rectification des données à caractère personnel inexactes et le complément des données à caractère personnel incomplètes. Vous avez également le droit de nous demander d’effacer vos données à caractère personnel, à moins que leur conservation ne soit nécessaire en raison, par exemple, de la Loi sur la comptabilité ou de la relation client. Vous avez également le droit d’interdire tout processus de marketing direct en envoyant un e-mail à info@rexnordic.com.

Vous avez également le droit de nous demander de limiter le traitement des données à caractère personnel dans les situations suivantes :
vérification de l’intérêt légitime ; rectification des données à caractère personnel inexactes et vérification de leur exactitude. Si vous estimez que le traitement des données à caractère personnel est effectué de manière incorrecte, vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, qui est en règle générale, dans ce cas, le Médiateur dédié à la protection des données. Vous pouvez également demander le transfert de vos données à caractère personnel si nous traitons des données à caractère personnel que vous avez fournies vous-même dans le cadre du contrat que vous avez conclu. Dans ce cas, nous vous fournirons vos données à caractère personnel dans un format lisible par machine que vous pourrez stocker vous-même ou transférer à un autre Responsable du traitement.

Les demandes de fichiers de données doivent être soumises à l’aide du formulaire de demande de données fourni. En outre, la personne concernée doit vérifier son identité et son droit d’accès aux données du registre auprès du bureau du Responsable du traitement afin de pouvoir divulguer les données. Les données sont fournies de la manière la plus appropriée dans les six (6) semaines suivant la soumission de la demande de données et la vérification d’identité requise.

  1. SÉCURITÉ DES DONNÉES

Notre site web est conçu pour une navigation sécurisée. Nous utilisons une connexion SSL sécurisée, des pare-feu et une connexion avec des noms d’utilisateur et des mots de passe. Des mises à jour régulières renforcent encore la sécurité des données du site web.

  1. COOKIES

Notre site web contient des cookies qui collectent des données sur les utilisateurs du site web.
Ces cookies permettent, par exemple, le suivi marketing de Google Analytics et de Facebook. Nous utilisons ces données pour améliorer notre site web et cibler plus efficacement nos campagnes de marketing. Vous pouvez désactiver les cookies dans les paramètres de votre navigateur pour empêcher le suivi de votre visite sur notre site web.

  1. CONTACT

Les demandes de fichiers de données doivent être soumises au moyen du formulaire de demande de données. En outre, la personne concernée doit vérifier son identité et son droit d’accès aux données du registre auprès du bureau du Responsable du traitement afin de pouvoir divulguer les données. La personne concernée doit s’adresser personnellement ou par écrit à l’adresse indiquée dans la section « Coordonnées de l’entreprise ». Les données sont fournies de la manière la plus appropriée dans les six (6) semaines suivant la soumission de la demande de données et la vérification d’identité requise.

  1. MODIFICATIONS DE LA DÉCLARATION DE PROTECTION DES DONNÉES

La présente déclaration de protection des données peut être mise à jour de temps à autre en raison, par exemple, de modifications de la législation. La présente déclaration de protection des données a été mise à jour pour la dernière fois le 15 septembre 2020.

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Gestion des relations avec la clientèle [CRM] (« Registre de la clientèle »)

Déclaration de protection des données et document d’information combinés, conformément à la Loi sur la protection des données (2018/1050) et au Règlement général sur la protection des données de l’UE (2016/679/UE).

 

  1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Conformément à la Loi sur la protection des données applicable et au Règlement sur la protection des données, Rex Nordic Oy et ses filiales sont des Responsables du traitement conjoints qui déterminent ensemble les objectifs et les moyens du traitement des données. Le terme « Responsable du traitement » est utilisé au lieu de « Responsable du traitement conjoint » dans le texte ci-dessous. Le point de contact de la personne concernée est Rex Nordic Oy, qui est chargé de veiller à ce que vos données à caractère personnel soient traitées conformément à la présente déclaration et aux lois applicables en matière de protection des données.

Coordonnées de l’entreprise :

Rex Nordic Group
Rex Nordic Oy
Mustanlähteentie 24 A
07230 Askola, Finlande
Numéro d’identification de l’entreprise : 2646942-1

Téléphone : +358 40 180 1111

www.rexnordic.eu

 

  1. PERSONNE ET/OU CONTACT RESPONSABLE DES QUESTIONS RELATIVES AU REGISTRE

Ville Metsälampi
ville.metsalampi@rexnordic.com

Téléphone : +358 40 578 0368

  1. NOM DU REGISTRE :

Rex Nordic Oy – Gestion des relations avec la clientèle [CRM] (« Registre de la clientèle »)

Informations générales sur le traitement des données à caractère personnel

Dans la mesure où le registre des clients contient des données à caractère personnel, la loi sur la protection des données et les autres lois, règlements, décrets et instructions officielles en vigueur à tout moment concernant le traitement des données à caractère personnel doivent être respectés. Les données à caractère personnel sont des données qui peuvent être liées à une personne spécifique. Ce document décrit en détail les procédures de collecte, de traitement et de divulgation des données à caractère personnel, ainsi que les droits de la personne concernée.

 

  1. BASE LÉGALE ET FINALITÉ DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel afin de remplir nos obligations en matière de relation client, ou lorsque vous effectuez des achats dans notre boutique en ligne, le traitement de vos données à caractère personnel repose sur un contrat.

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de service à la clientèle et de marketing, la base légale du traitement de vos données à caractère personnel est l’intérêt légitime.

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre du marketing direct électronique, la base légale du traitement de vos données à caractère personnel est le consentement. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel afin de remplir nos obligations légales, la base légale est l’obligation légale.

Le traitement des données à caractère personnel a pour but de maintenir les relations avec les clients, d’améliorer le service et l’expérience des clients, de gérer et de traiter les commandes, et de faire du marketing. En outre, les informations sont utilisées pour le service d’entretien et tout rappel ainsi que les autres mesures couvertes par la garantie. Les données des clients peuvent être utilisées pour la prise de décision automatisée.

  1. PÉRIODE DE CONSERVATION DES DONNÉES

Les données à caractère personnel sont généralement traitées pendant toute la durée de la relation client pour laquelle nous avons besoin des données ou jusqu’au moment où la personne de contact du client change. Après la fin de la relation client, les données à caractère personnel sont conservées pendant un maximum de cinq (5) ans sur la base de l’intérêt légitime de Rex Nordic Oy, tel que la défense éventuelle en cas de poursuites. Les données à caractère personnel peuvent également être conservées plus longtemps si la législation applicable ou les obligations contractuelles de Rex Nordic Oy envers des tiers exigent une période de conservation plus longue. Dans le cas contraire, les données à caractère personnel seront effacées lorsqu’il ne sera plus nécessaire de les conserver ou pour vérifier, exercer ou défendre les droits légaux des parties.

Les données à caractère personnel peuvent également être conservées pendant une période plus longue si la législation applicable ou les obligations contractuelles de l’entreprise envers des tiers exigent une période de conservation plus longue. Les données sont stockées dans le registre dans le cadre de la relation client ou de la période de garantie. Sauf demande contraire de la personne concernée, le Responsable du traitement est également autorisé à conserver les données existantes après la période de garantie à des fins d’amélioration de l’activité et d’analyse des opérations.

  1. LES DONNÉES QUE NOUS COLLECTONS

Nous recueillons vos données à caractère personnel afin de fournir nos produits et services de la meilleure façon possible, de créer une expérience d’achat optimale et d’assurer le fonctionnement et la maintenance efficaces de nos sites web et services. Le traitement des données à caractère personnel fait l’objet d’une attention particulière.

Nous recueillons les données suivantes :

 

 

Données relatives aux achats :

Données recueillies auprès d’autres sources :

 

  1. SOURCES RÉGULIÈRES DE DONNÉES

Nous ne collectons et ne traitons que les données à caractère personnel nécessaires à la conduite de nos affaires et à la gestion de notre relation client.

Les données stockées dans le registre sont obtenues à partir des messages envoyés par le client dans le cadre d’une commande. Nous stockons également les données des clients obtenues à partir des sources suivantes : e-mail, téléphone, réseaux sociaux, contrats, réunions avec les clients et autres situations où la source directe des données est le client lui-même.

  1. SOUS-TRAITANTS

Les sociétés appartenant au même groupe que Rex Nordic Oy peuvent traiter les données à caractère personnel à des fins administratives conformément et dans les limites fixées par la législation sur la protection des données en vigueur à ce moment-là.

Rex Nordic Oy peut également sous-traiter partiellement le traitement des données à caractère personnel à un tiers, auquel cas le Groupe Rex Nordic garantit par des dispositions contractuelles que les données à caractère personnel seront traitées conformément à la présente politique de confidentialité et à la législation applicable en matière de protection des données en vigueur.

Les sous-traitants de Rex Nordic Oy s’occupent, par exemple, de ce qui suit : livraison des produits commandés sur la boutique en ligne, développement et consultation des services numériques, stockage des données et gestion de l’infrastructure technique, gestion des transactions de paiement, facturation, analyse et gestion des données, études de marché et enquêtes auprès des consommateurs, services de marketing et technologies publicitaires.

  1. DIVULGATION RÉGULIÈRE DE DONNÉES ET TRANSFERT DE DONNÉES EN DEHORS DE L’UE OU DE L’EEE

Si vous avez passé une commande dans notre boutique en ligne, nous pouvons divulguer à la société de transport les données à caractère personnel nécessaires à la livraison de la commande, telles que votre nom, votre adresse, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone.

En fonction de vos préférences de paiement, nous pouvons faire appel à un prestataire de services externe pour traiter les paiements des commandes de la boutique en ligne, auquel cas vous serez redirigé(e) vers un site web tiers. Dans ce cas, les conditions générales du site web tiers s’appliquent. Nous ne collectons pas de données de paiement, telles que les données relatives aux cartes de crédit. Toutes les données de paiement sont traitées par des prestataires de services de paiement externes agréés.

Aux fins du développement des opérations et de l’analyse et du développement des activités, les données des clients peuvent être divulguées en interne au sein du groupe Rex Nordic Oy et des sociétés apparentées. Les rapports ne permettent pas d’identifier les personnes.

 

Les données ne seront pas régulièrement divulguées à d’autres parties ou en dehors de l’UE ou de l’EEE, sauf si cela est nécessaire pour la mise en œuvre technique fournie par Rex Nordic Oy ou son partenaire. Rex Nordic Oy ne le fera que sur une base légale, par exemple lorsque le destinataire est situé dans un pays qui assure un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel, ou lorsque le destinataire est lié par un accord qui couvre les exigences de l’UE pour le transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne. Les données peuvent être divulguées aux autorités comme l’exige la législation en vigueur.

  1. PRINCIPES DE PROTECTION DES FICHIERS DE DONNÉES

Le traitement du registre est effectué avec la diligence requise, et les données traitées au moyen de systèmes informatiques sont protégées de manière appropriée. Le fichier de données est stocké sur des serveurs Internet. La sécurité des données physiques et numériques du matériel est organisée de manière appropriée. Nous avons pris des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir que vos données à caractère personnel ne sont pas modifiées, perdues, détruites ou accessibles sans autorisation.

Le Responsable du traitement veille à ce que les données sauvegardées, les droits d’accès au serveur et les autres informations essentielles à la sécurité des données à caractère personnel soient traités de manière confidentielle et uniquement par les employés dont les fonctions l’exigent. Outre les employés, les administrateurs des services en ligne ont également accès au registre. La manière dont les administrateurs de services en ligne peuvent traiter les données est précisée dans un accord de traitement des données conclu avec eux.

Le matériel manuel est stocké dans des locaux fermés à clé avec une attention et une prudence particulières.

  1. DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE

Si le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. En outre, en règle générale et conformément à la législation applicable en matière de protection des données, la personne concernée peut à tout moment choisir d’exercer les droits suivants :

Droit d’être informée du traitement de ses données à caractère personnel. Vous avez le droit de recevoir une copie de vos données à caractère personnel et de demander la rectification des données à caractère personnel inexactes ainsi que le complément des données à caractère personnel incomplètes. Vous avez également le droit de nous demander d’effacer vos données à caractère personnel, à moins que leur conservation ne soit nécessaire en raison, par exemple, de la Loi sur la comptabilité ou de la relation client. Vous avez également le droit d’interdire tout processus de marketing direct en envoyant un e-mail à info@rexnordic.com.

Vous avez également le droit de nous demander de limiter le traitement des données à caractère personnel dans les situations suivantes :
vérification de l’intérêt légitime ; rectification des données à caractère personnel inexactes et vérification de leur exactitude.

Vous pouvez également demander le transfert de vos données à caractère personnel si nous traitons des données à caractère personnel que vous avez fournies vous-même dans le cadre du contrat que vous avez conclu. Dans ce cas, nous vous fournirons vos données à caractère personnel dans un format lisible par machine que vous pourrez stocker vous-même ou transférer à un autre Responsable du traitement.

Si vous estimez que le traitement des données à caractère personnel est effectué de manière inappropriée, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle, qui, en règle générale, est dans ce cas le Médiateur dédié à la protection des données de la juridiction de l’établissement principal.

  1. UTILISATION DES COOKIES

Les cookies sont de courts fichiers texte qui sont stockés dans le navigateur de votre appareil et par le navigateur Internet sur l’appareil terminal afin d’identifier et de ré-identifier l’utilisateur. Les cookies servent à identifier le navigateur utilisé et à utiliser les données ainsi obtenues pour calculer le nombre de visites du navigateur sur le site web et analyser l’utilisation de notre site web à des fins de suivi statistique, par exemple. Nous utilisons également des cookies sur nos sites web pour améliorer l’expérience des utilisateurs. Les cookies ne nuisent pas à votre appareil et n’interfèrent pas avec son fonctionnement, et les données ne sont pas divulguées à des tiers.

Si vous choisissez de ne pas accepter l’utilisation de cookies sur les sites web, vous pouvez effacer et désactiver complètement les cookies. Les paramètres des cookies peuvent être gérés dans les paramètres de sécurité de votre navigateur web. Si les cookies sont désactivés, nous ne pouvons pas garantir la fonctionnalité du site web.

Nous recevons de Facebook le nom d’un utilisateur individuel, sa photo de profil publique et d’autres informations qui ont été définies comme publiquement visibles. Vous pouvez également nous fournir d’autres données à caractère personnel dans les commentaires sur les pages ou dans le service de messagerie instantanée lors, par exemple, d’une situation de service à la clientèle. Nous ne traitons pas vos données à caractère personnel en dehors de Facebook et n’intégrons pas les données dans d’autres registres.

  1. SÉCURITÉ DES DONNÉES

Notre site web est conçu pour une navigation sécurisée. Nous utilisons une connexion SSL sécurisée, des pare-feu et une connexion avec des noms d’utilisateur et des mots de passe. Des mises à jour régulières renforcent encore la sécurité des données du site web.

  1. CONTACT

Les demandes de fichiers de données doivent être soumises au moyen du formulaire de demande de données. En outre, la personne concernée doit vérifier son identité et son droit d’accès aux données du registre auprès du bureau du Responsable du traitement afin de pouvoir divulguer les données. La personne concernée doit s’adresser personnellement ou par écrit à l’adresse indiquée dans la section « Coordonnées de l’entreprise ». Les données sont fournies de la manière la plus appropriée dans les six (6) semaines suivant la soumission de la demande de données et la vérification d’identité requise.

  1. MODIFICATIONS DE LA DÉCLARATION DE PROTECTION DES DONNÉES

La présente déclaration de protection des données peut être mise à jour de temps à autre en raison, par exemple, de modifications de la législation. La présente déclaration de protection des données a été mise à jour pour la dernière fois le 15 septembre 2020.